관리자 도구

전환 전에 할 일

1. 백업·복구에서 JSON 백업을 내려받습니다.
2. 신입 모집의 학기, 기수, 기간, 세션별 정원과 질문을 수정합니다.
3. 신입 신청서를 검토하고 승인합니다. 중간 합류 부원은 부원 관리에서 직접 추가합니다.
4. 부원 관리에서 새 학기 명단과 활동 상태를 확인합니다.
5. 확정된 멘토·멘티가 있다면 새 학기의 세션교육 구성을 등록합니다. 아직 정해지지 않았다면 학기 전환 후 등록해도 됩니다.
6. 새 학기 준비 화면에서 준비 상태를 다시 확인하고 운영 학기를 전환합니다.

전환 뒤에 할 일

1. 일반 부원 계정으로 로그인해 일반 예약과 세션교육 분반이 정상적으로 보이는지 확인합니다.
2. 새 명단에 없는 활동 부원은 대상자 미리보기 후 필요한 사람만 휴동 처리합니다.
3. 모집이 끝났다면 공개 모집을 끄고 남은 승인 대기 신청서를 정리합니다.
4. 정기공연이 확정되면 그때 공연곡 메뉴에서 곡과 참여 멤버를 등록합니다.
5. 지난 학기 예약과 곡, 부원 학기 이력이 조회되는지 표본으로 확인합니다.
6. Apps Script 웹 앱과 개인 캘린더 구독이 새 예약을 반영하는지 테스트합니다.

수시·매주

• 취소 요청과 건의함의 미처리 항목을 확인합니다.
• 시간표에서 중복 예약, 잘못된 팀명, 세션교육 일정을 확인합니다.
• 점검 영상 처리 실패나 피드백 등록 오류가 없는지 서버 상태를 봅니다.
• Home Assistant의 사용 중/비어 있음 표시가 실제와 맞는지 확인합니다.

매월·행사 전

• 백업 JSON을 새로 내려받고 날짜별로 보관합니다.
• 공연곡 멤버, 점검 제출 기한, 영상 변환 상태를 확인합니다.
• 장비 가이드의 고장·변경 안내와 공지사항을 갱신합니다.
• 서버 여유 공간과 최근 실패 요청, 로그인 실패 기록을 확인합니다.

부원 명단

• 새 학기 전체 명단은 부원 관리의 “새 학기 명단 등록”에 스프레드시트 행을 붙여넣습니다. 중간 합류자는 상단의 부원 직접 추가를 사용합니다.
• 이름, 학번, 기수, 이메일, 연락처, 세션을 수정하면 연결된 교육·공연 정보가 함께 갱신될 수 있으므로 저장 후 확인합니다.
• 활동은 예약 가능, 휴동은 다음 학기 활동을 쉬는 상태, 졸업은 졸업 부원 상태입니다. 탈퇴는 기록은 보존하되 로그인과 예약을 차단합니다. 삭제 대신 상태 변경을 사용합니다.
• 학번이나 이메일을 아직 모르는 부원은 “부원 직접 추가”에서 정보 미완성 명단을 체크하고 이름만 먼저 등록합니다. 정보를 받은 뒤 같은 카드의 정보 수정에서 체크를 해제하고 학번과 이메일을 완성합니다.
• 특정 부원에게 당일 예약이 필요하면 부원 정보 수정의 “당일 예약 허용”을 사용합니다. 허용해도 이미 지난 시간은 예약할 수 없습니다.
• 동명이인은 학번으로 구분하고, 한 사람이 여러 세션을 맡아도 사람 수는 한 명으로 계산합니다.
• 선배 공용 계정은 일반 부원 계정과 예약 규칙이 다릅니다. 비밀번호 교체는 외부 연동·보안의 전용 도구를 사용하고 로그인 정보를 개인 계정에 복제하지 않습니다.

신입 모집

• 모집을 열기 전 공개 미리보기로 제목, 기수, 학기, 기간, 정원, 질문과 개인정보 동의문을 확인합니다.
• 지원자는 모집 페이지에서 접수 때 입력한 이메일과 전화번호로 승인 대기 지원서를 불러와 수정할 수 있습니다. 수정 횟수와 변경 항목은 신청서의 수정 기록에 남습니다.
• 승인하면 부원 명단에 등록되므로 학번과 이메일을 다시 확인합니다.
• 보컬은 남보컬과 여보컬 정원을 따로 설정합니다. 승인 후 부원 명단의 기본 세션은 모두 보컬로 정리됩니다.
• 모집 종료 후 공개 모집을 끄고 승인 대기 건을 모두 처리합니다.
• 중간 합류자는 모집을 다시 열지 않고 부원 관리의 직접 추가를 사용합니다.

새 공연 만들기

1. 공연곡 탭 아래쪽에서 곡 제목, 아티스트와 참여 멤버를 먼저 저장합니다.
2. 공연 셋리스트 관리에서 새 공연을 누르고 공연명, 학기와 날짜를 입력합니다.
3. 각 곡의 부와 순서를 지정합니다. 공연에 쓰지 않는 곡은 미포함으로 둡니다.
4. 처음에는 초안으로 저장해 순서와 세션을 검토한 뒤 공개로 바꿉니다.
5. 지난 공연은 삭제하지 말고 보관으로 전환합니다. QR에 특정 공연을 고정하려면 공개 페이지의 공연 선택 주소를 사용합니다.

앵콜과 MVP 투표

• 앵콜곡은 부를 앵콜로 지정한 뒤 제목 비공개를 켭니다. 비공개 상태에서는 공개 API에서도 제목, 아티스트와 세션을 내려주지 않습니다.
• MVP 투표에는 Google Forms 등 http/https 링크를 붙여넣습니다.
• 투표 링크는 공연 날짜와 서버의 서울 날짜가 같을 때만 표시됩니다.
• 부별 공개 시작·종료 시간을 입력하면 해당 시간에만 버튼과 팝업이 열립니다. 시간을 비우면 공연 당일 내내 표시됩니다.
• 공연 전에는 휴대폰으로 정기공연 페이지를 열어 곡 순서, 세션 펼치기와 앵콜 마스킹을 확인합니다.

Google Calendar / 이메일

integrations/google-calendar-site-adapter.gs가 사이트 예약을 Google Calendar와 이메일 알림에 연결합니다.

• 설정 탭에 Apps Script 웹 앱의 /exec URL을 저장하고 테스트 메일을 요청합니다.
• 스크립트를 붙여넣거나 권한이 필요한 기능을 추가한 뒤에는 편집기에서 authorizeZizzyBridge를 직접 실행해 모든 권한을 승인합니다.
• 권한 승인 뒤 배포 관리에서 기존 웹 앱 배포를 편집하고 새 버전으로 갱신합니다. 실행 사용자는 본인으로 두면 기존 /exec URL을 유지할 수 있습니다.
• 정상 예약은 운영진 이메일을 보내지 않습니다. 취소 요청, 건의, 모집 관련 알림 등 필요한 상황만 발송합니다.
• 캘린더가 어긋나면 Apps Script에서 syncTodayForTest 또는 전체 동기화 함수를 실행하고 실행 로그를 확인합니다.
• 개인 캘린더 구독은 캘린더 앱의 갱신 주기에 따라 새 예약 반영이 늦을 수 있습니다.

Home Assistant

예약 화면 상단의 합주실 사용 상태는 Home Assistant가 상태 변경 시 NAS로 전달한 값을 표시합니다.

• Home Assistant 시작 또는 입실 상태 변경 시 NAS 푸시 주소를 한 번 호출합니다.
• 설정 탭의 URL, 엔티티 ID, 장기 액세스 토큰은 관리자 연결 테스트에만 사용합니다.
• URL과 엔티티 ID는 함께 저장되며, 토큰 입력란을 비워 저장하면 기존 토큰을 유지합니다.
• 연결 테스트가 실패하면 URL의 HTTPS 접근, 토큰 만료, 엔티티 ID 오타를 순서대로 확인합니다.
• 토큰은 문서나 채팅에 붙여넣지 말고 유출 시 즉시 폐기 후 재발급합니다.

계정과 개인정보

• 비밀번호는 원문이 아니라 해시로 검증되지만, 이름·학번·이메일·전화번호처럼 다시 보여줘야 하는 정보는 암호화되지 않은 운영 데이터일 수 있습니다.
• 관리자 계정을 공동 공개하지 않고 운영진 교체 시 비밀번호를 변경합니다.
• 로그인 실패 기록에는 비밀번호를 남기지 않습니다. 반복 실패가 보여도 일반 사용자를 막는 조치보다 아이디 오타와 비정상 IP를 먼저 확인합니다.
• Home Assistant 토큰과 Apps Script 권한은 최소 인원만 관리하고 유출이 의심되면 즉시 폐기·재발급합니다.
• 신입 신청서, 연락처와 백업 JSON은 공개 링크나 개인 메신저로 전달하지 않습니다.

백업과 복구

• JSON 내보내기는 예약, 부원, 사용자 계정 해시, 곡, 교육 구성, 모집, 공지, 건의, 장비·아카이브 설정을 포함합니다.
• 점검 영상 원본·변환 파일과 사진 원본 파일 자체는 JSON에 포함되지 않습니다. 이 파일들은 NAS 백업 정책으로 별도 보호합니다.
• 가져오기는 현재 운영 데이터를 백업 내용으로 교체합니다. 날짜와 건수를 확인하고, 장애 복구 목적이 아니면 실행하지 않습니다.
• 작은 실수는 최근 변경 되돌리기를 먼저 사용합니다. 되돌리기는 가장 최근 관리자 변경 한 건만 대상으로 합니다.
• DB 파일을 직접 열거나 복사하는 작업은 사이트를 중지하거나 담당자와 상의한 뒤 진행합니다.